Integracja wFirma WooCommerce i automatyczne faktury z zamówień sklepu
Integracja wFirma WooCommerce sprawia, że po zamówieniu w sklepie faktura powstaje w wFirma bez przepisywania danych klienta i NIP. W planie Firma od 599 zł netto miesięcznie ustawiamy połączenie na kopii testowej, sprawdzamy VAT, numerację i status zamówienia, a potem pilnujemy go po każdej aktualizacji. Jeśli dotychczasowa wtyczka przestała działać albo zniknęła z katalogu, wybieramy zamiennik i przenosimy ustawienia bez dziur w numeracji. Abonament wFirma opłacasz osobno dostawcy programu.
Wtyczka do wFirma przestała wystawiać faktury, klient firmowy dostał dokument bez NIP albo księgowa znalazła dziurę w numeracji? Sprawdzamy, który element wystawia dokument, i porządkujemy obieg. Każda poprawka najpierw przechodzi test na kopii sklepu.
Najczęstsze kłopoty z fakturami ze sklepu w wFirma
-
Wtyczka przestała działać po aktualizacji
Faktury nagle przestają powstawać po aktualizacji WooCommerce, PHP albo samej wtyczki. Najpierw czytamy dziennik błędów i odpowiedzi z API wFirma, bo bywa, że winny jest wygasły klucz, a nie kod. Potem odtwarzamy problem na kopii sklepu i dopiero tam poprawiamy. Nie ruszamy działającego sklepu, dopóki poprawka nie przejdzie próbnego zamówienia.
-
Wtyczka znikła z katalogu albo jest wycofana
Wtyczki z katalogu WordPress.org bywają zamykane do wyjaśnienia zgłoszeń albo przestają być rozwijane. Dla integracji z wFirma status zmieniał się już w tym roku, więc aktualny stan sprawdzamy przed wdrożeniem, a nie z pamięci. Gdy twoja wtyczka jest zamknięta lub porzucona, proponujemy zamiennik albo drogę przez panel wielokanałowy i przenosimy ustawienia razem z mapowaniem VAT.
-
Brak faktury dla klienta firmowego
Faktura na firmę wymaga NIP i nazwy w danych zamówienia. Jeśli koszyk nie zbiera NIP w polu, które integracja przekazuje do wFirma jako kontrahenta, program wystawi dokument na osobę prywatną. Sprawdzamy pole w koszyku, przekazanie go do programu oraz zamówienia gościa i klienta z kontem.
-
Zła stawka VAT albo zły kraj
Stawki VAT mapujemy z klas podatkowych WooCommerce na oznaczenia w programie. Przy sprzedaży do innych krajów Unii i przy produktach ze stawką obniżoną porównujemy fakturę z zamówieniem. Rozliczenie konkretnej sprzedaży zostaje po stronie twojej księgowej.
-
Dwie faktury do jednego zamówienia
Najczęściej dokument tworzą dwa mechanizmy, na przykład wtyczka sklepu i panel wielokanałowy, albo wystawianie ponowiło się po błędzie. Ustalamy, kto wystawia fakturę, wyłączamy zbędny element i testujemy. Duplikatów już wystawionych nie kasujemy sami, korekty ustalasz z księgową.
Dane, które muszą się zgadzać po obu stronach
wFirma łączysz ze sklepem przez klucze API swojego konta, które generujesz w panelu programu. Korzystamy z wtyczki, którą wybierzesz po porównaniu opcji, albo z drogi przez Base. Tabela pokazuje, co ustalamy i co sprawdzamy w próbnym zamówieniu.
| Element | Co ustalamy | Co sprawdzamy w teście |
|---|---|---|
| Dane nabywcy | Co ustalamy pola imienia, firmy i NIP w koszyku | Co sprawdzamy w teście czy faktura na firmę ma poprawny NIP i adres |
| Stawki VAT | Co ustalamy powiązanie klas podatkowych z oznaczeniami w programie | Co sprawdzamy w teście czy kwoty netto, VAT i brutto zgadzają się z zamówieniem |
| Pozycje i wysyłka | Co ustalamy nazwy produktów, warianty, koszt dostawy | Co sprawdzamy w teście czy wysyłka i rabaty są osobnymi, poprawnymi pozycjami |
| Moment wystawienia | Co ustalamy status zamówienia, ręcznie albo automat | Co sprawdzamy w teście czy dokument powstaje raz i w ustalonym momencie |
| Rodzaj dokumentu | Co ustalamy faktura, proforma | Co sprawdzamy w teście czy klient dostaje właściwy dokument |
| Klucze API | Co ustalamy uprawnienia i data ważności | Co sprawdzamy w teście czy połączenie nie wygaśnie po cichu |
Automatycznego wystawiania nie włączamy, dopóki próbne zamówienia nie przejdą wszystkich ścieżek, z płatnością przelewem, kartą i za pobraniem. Po dodaniu nowej metody płatności albo wariantu produktu test powtarzamy.
Od ustaleń z księgową do uruchomienia
-
1. Uzgodnienie obiegu dokumentów
Ustalamy, kiedy ma powstać faktura, jak traktujesz konsumentów oraz co się dzieje przy zwrocie. Zapisujemy, kto w firmie poprawia dokumenty. Na tej podstawie określamy zakres w godzinach zmian planu, zanim cokolwiek włączymy.
-
2. Kopia testowa
Pracę zaczynamy na kopii sklepu, a program łączymy tak, żeby próby nie zostawiały śladu w numeracji prawdziwych dokumentów. Sprawdzamy też zgodność wtyczki z HPOS w używanej wersji WooCommerce, zamiast zakładać ją z nazwy.
-
3. Próbne zamówienia
Składamy zamówienia dla konsumenta, firmy z NIP, klienta z zagranicy, z kodem rabatowym i z wysyłką. Porównujemy dokument w programie z zamówieniem pozycja po pozycji i poprawiamy mapowanie, aż wynik jest powtarzalny.
-
4. Uruchomienie w sklepie i obserwacja
Włączamy uzgodniony zakres w działającym sklepie i przez pierwsze dni porównujemy liczbę zamówień z liczbą dokumentów. Zapisujemy konfigurację, żeby kolejna zmiana nie zaczynała się od zgadywania.
Trzy drogi do tego samego efektu
wFirma z WooCommerce można połączyć na kilka sposobów. Wybór zależy od liczby kanałów sprzedaży i od tego, gdzie ktoś obsługuje zamówienia.
| Droga | Dla kogo | Na co uważać |
|---|---|---|
| Wtyczka z katalogu wtyczek | Dla kogo sklep sprzedający głównie przez WooCommerce | Na co uważać status wtyczki w katalogu, licencja wersji PRO, zgodność z HPOS i PHP |
| Wtyczka płatna od polskiego producenta | Dla kogo sklep, który chce wsparcia i dokumentacji | Na co uważać licencja roczna, zakres funkcji w opisie |
| Faktury przez Base | Dla kogo sklep sprzedający też na Allegro i w innych kanałach | Na co uważać trzeba ustalić, czy dokument powstaje w Base czy w sklepie |
Wybór programu księgowego opisaliśmy we wpisie Fakturownia czy wFirma do WooCommerce. Jeżeli wolisz drugi program, zobacz integrację Fakturownia WooCommerce. Zamówienia z kilku kanałów zbiera integracja BaseLinker WooCommerce.
Połączenie sprawdzane po każdej aktualizacji
Faktury ze sklepu to dokumenty, które księgowa rozlicza co miesiąc, więc awaria połączenia kosztuje czas i nerwy. W ramach opieki WooCommerce sprawdzamy, czy liczba faktur zgadza się z liczbą zamówień, i reagujemy, gdy wystawianie się zatrzymuje. Przy aktualizacji WooCommerce test połączenia robimy na kopii, zanim zmiana trafi do sklepu.
Jeśli wystawiasz faktury firmom, sprawdź też obieg w ramach KSeF dla WooCommerce. Nie obiecujemy, że każda wtyczka obsłuży KSeF w dniu, w którym tego potrzebujesz. Ustalamy to dla konkretnego rozwiązania i wersji.
Wdrożenie w planie opieki nad sklepem
Porównaj planyWdrożenie wykonujemy z godzin zmian w planie Firma za 599 zł netto miesięcznie. Plan obejmuje sklep WooCommerce i 3 h zmian. Większe projekty, na przykład kilka sklepów albo własne reguły numeracji, realizujemy w planie Biznes po uzgodnieniu zakresu. Utrzymanie połączenia po aktualizacjach jest częścią opieki, a nową konfigurację rozliczamy z godzin zmian.
Firma
Cena miesięczna netto
599 zł
Godziny zmian w miesiącu
3 h
Reakcja na awarię sklepu
4 godziny robocze
Biznes
Cena miesięczna netto
1 499 zł
Godziny zmian w miesiącu
8 h
Reakcja na awarię sklepu
1 godzina, od 7:00 do 22:00 codziennie
Enterprise
Cena miesięczna netto
2 990 zł
Godziny zmian w miesiącu
od 20 h
Reakcja na awarię sklepu
30 minut, 24/7, SLA w umowie
Abonament wFirma i ewentualną licencję wtyczki płacisz bezpośrednio dostawcom. Nie sprzedajemy licencji i nie jesteśmy partnerem programu. Konto w wFirma zakładasz na swoją firmę, więc dostęp do dokumentów zostaje u ciebie także po zmianie opiekuna.
Pytania o integrację wFirma z WooCommerce
Jak połączyć wFirma z WooCommerce?
wFirma łączysz ze sklepem przez wtyczkę do WooCommerce albo przez panel wielokanałowy, używając kluczy API swojego konta. Potem ustalasz moment wystawiania faktury, powiązanie stawek VAT i dane nabywcy. Przed włączeniem automatu sprawdzamy całą ścieżkę na kopii testowej sklepu.
Ile kosztuje integracja wFirma z WooCommerce?
Naszą pracę rozliczamy z godzin zmian planu Firma za 599 zł netto miesięcznie, w którym jest sklep WooCommerce i 3 h zmian. Abonament wFirma oraz licencję wtyczki płacisz osobno dostawcom. Większe wdrożenia wyceniamy w planie Biznes po sprawdzeniu sklepu.
Dlaczego wtyczka wFirma przestała wystawiać faktury?
Najczęściej po aktualizacji WooCommerce, PHP albo wtyczki, albo gdy klucz API wygasł lub zmieniły się jego uprawnienia. Czytamy dziennik błędów, odtwarzamy problem na kopii i poprawiamy. Jeśli wtyczka jest zamknięta lub porzucona, proponujemy zamiennik i przenosimy mapowanie.
Jak wystawić fakturę na firmę z NIP w WooCommerce?
Koszyk musi zbierać NIP w polu, które połączenie przekazuje do wFirma jako dane kontrahenta. Bez tego program wystawi dokument na osobę prywatną. Dodajemy lub poprawiamy pole, sprawdzamy zamówienia gościa i klienta z kontem, a potem porównujemy fakturę z zamówieniem.
Czy integracja wFirma działa z HPOS?
Zgodność sprawdzamy dla konkretnej wersji wtyczki i WooCommerce na kopii testowej, zanim włączymy ją w sklepie. Nie zakładamy jej z samej nazwy. Próba obejmuje pobranie zamówienia, wystawienie dokumentu i zapis numeru faktury przy zamówieniu.
Czy muszę mieć abonament wFirma?
Tak, program jest usługą jego dostawcy, więc abonament opłacasz bezpośrednio jemu. Nasz plan obejmuje uzgodnione wdrożenie i utrzymanie po stronie WooCommerce, a nie licencję programu. Zakres potrzebnego planu konta sprawdzamy przed rozpoczęciem pracy.
Niech faktura powstaje sama i tylko raz
Sprawdź stronę albo załóż konto i wybierz plan. Opisz, które zamówienia nie dostają faktur albo dostają dwie, i z jakiej wtyczki korzystasz. Uzgodnimy zakres konfiguracji i prób przed uruchomieniem.