Integracja ifirma WooCommerce i faktury wystawiane z zamówień sklepu
Integracja ifirma WooCommerce sprawia, że po opłaconym zamówieniu faktura trafia do programu z danymi nabywcy, NIP i właściwą stawką VAT, a nikt nie przepisuje jej ręcznie. Ustawiamy ją w planie Firma od 599 zł netto miesięcznie: najpierw na kopii testowej, potem w żywym sklepie, a po starcie pilnujemy jej przy każdej aktualizacji. Jeśli połączenie już działa, ale wystawia dubli albo gubi NIP, szukamy przyczyny i poprawiamy. Abonament ifirma płacisz osobno dostawcy programu.
Zamówienia są, a faktur brak albo są dwie? Księgowa pyta o dziury w numeracji? Sprawdzamy, który element wystawia dokument, i porządkujemy cały obieg od koszyka do programu. Każda zmiana przechodzi najpierw próbne zamówienia na kopii sklepu.
Co najczęściej psuje się między sklepem a ifirma
-
Faktury przestały powstawać
Zwykle po aktualizacji WooCommerce, PHP albo wtyczki, albo gdy klucz API przestał pasować do konta. Czytamy dziennik błędów i odpowiedź programu, zamiast zgadywać. Poprawkę najpierw odtwarzamy na kopii sklepu, a działającego sklepu nie dotykamy, dopóki próbne zamówienie nie przejdzie.
-
Klient firmowy dostaje fakturę bez NIP
Jeśli koszyk nie zbiera NIP w polu, które integracja przekazuje programowi, dokument powstanie na osobę prywatną. Sprawdzamy pole, jego przekazanie i zamówienia gościa oraz klienta z kontem.
-
Dwie faktury do jednego zamówienia
Najczęściej dokument tworzą dwa mechanizmy naraz, na przykład wtyczka sklepu i panel wielokanałowy, albo wystawienie powtarza się po błędzie. Ustalamy, kto ma wystawiać, wyłączamy resztę i testujemy. Już wystawionych duplikatów sami nie usuwamy, korekty uzgadniasz z księgową.
-
Zła stawka VAT albo zły kraj
Klasy podatkowe WooCommerce mapujemy na stawki w programie. Porównujemy fakturę z zamówieniem przy sprzedaży do innych krajów UE i przy produktach z obniżoną stawką. Samo rozliczenie podatku zostaje po stronie twojej księgowej.
-
Faktury nie trafiają do klienta
Mail z fakturą może zatrzymać się w spamie albo nigdy nie wyjść, jeśli poczta sklepu jest źle skonfigurowana. Sprawdzamy, czy winna jest integracja, czy wysyłka maili ze sklepu.
Dane, które muszą się zgadzać po obu stronach
ifirma łączysz ze sklepem kluczami API generowanymi w panelu programu, przez wtyczkę do WooCommerce albo przez panel wielokanałowy. Tabela pokazuje, co ustalamy i co sprawdzamy w próbnym zamówieniu.
| Element | Co ustalamy | Co sprawdzamy w teście |
|---|---|---|
| Dane nabywcy | Co ustalamy pola imienia, firmy i NIP w koszyku | Co sprawdzamy w teście czy faktura na firmę ma poprawny NIP i adres |
| Stawki VAT | Co ustalamy powiązanie klas podatkowych ze stawkami w programie | Co sprawdzamy w teście czy kwoty netto, VAT i brutto zgadzają się z zamówieniem |
| Pozycje i wysyłka | Co ustalamy nazwy produktów, warianty, koszt dostawy | Co sprawdzamy w teście czy dostawa i rabat są osobnymi, poprawnymi pozycjami |
| Moment wystawienia | Co ustalamy status zamówienia, ręcznie albo automat | Co sprawdzamy w teście czy dokument powstaje raz i w ustalonym momencie |
| Rodzaj dokumentu | Co ustalamy faktura, proforma, paragon | Co sprawdzamy w teście czy klient dostaje właściwy dokument |
| Klucze API | Co ustalamy rodzaj klucza i miejsce jego zapisu | Co sprawdzamy w teście czy połączenie nie przestanie działać po cichu |
Wystawiania automatycznego nie włączamy, dopóki próby z płatnością przelewem, kartą i za pobraniem nie dadzą powtarzalnego wyniku. Po dodaniu nowej metody płatności test powtarzamy.
Od ustaleń z księgową do uruchomienia
-
1. Uzgodnienie obiegu dokumentów
Ustalamy, kiedy ma powstać faktura, jak traktujesz konsumentów i co dzieje się przy zwrocie. Zakres wyceniamy w godzinach zmian planu, zanim cokolwiek włączymy.
-
2. Kopia testowa
Pracę zaczynamy na kopii sklepu, a program łączymy tak, żeby próby nie wchodziły w numerację prawdziwych dokumentów. Zgodność z HPOS sprawdzamy dla używanej wersji WooCommerce, nie z nazwy wtyczki.
-
3. Próbne zamówienia
Składamy zamówienia dla konsumenta, firmy z NIP, klienta z zagranicy, z kodem rabatowym i z wysyłką. Porównujemy dokument z zamówieniem pozycja po pozycji.
-
4. Uruchomienie i obserwacja
Włączamy uzgodniony zakres w działającym sklepie i przez pierwsze dni porównujemy liczbę zamówień z liczbą dokumentów. Konfigurację zapisujemy, żeby kolejna zmiana nie zaczynała się od zgadywania.
Dwie drogi do tego samego efektu
Dostawca programu opisuje własną integrację z WooCommerce, a na rynku są też wtyczki niezależnych firm i panele łączące wiele kanałów sprzedaży. Co wybrać, zależy od liczby kanałów.
| Droga | Dla kogo | Na co uważać |
|---|---|---|
| Integracja od dostawcy programu | Dla kogo sklep sprzedający głównie u siebie | Na co uważać zakres zależy od pakietu, sprawdź go w cenniku programu |
| Wtyczka niezależnego dostawcy | Dla kogo sklep z nietypowym obiegiem dokumentów | Na co uważać licencja płatna osobno, zgodność z HPOS i najnowszym WooCommerce |
| Panel wielokanałowy | Dla kogo sprzedaż w sklepie i na marketplace | Na co uważać dodatkowy abonament, ryzyko dubli przy dwóch źródłach faktur |
Nie sprzedajemy żadnego z tych rozwiązań i nie jesteśmy partnerem dostawcy programu. Pomagamy wybrać, wdrożyć i utrzymać to, co pasuje do twojego sklepu, a licencje płacisz wprost ich właścicielom.
Faktury w KSeF a sklep
Jeśli wystawiasz faktury firmom, obieg do KSeF też zależy od tego, jak sklep przekazuje dane programowi. Szczegóły opisaliśmy na stronie KSeF dla WooCommerce. Po wdrożeniu połączenie wchodzi do opieki: każdą aktualizację sprawdzamy na kopii, zanim trafi do sklepu. Porównanie programów do fakturowania jest we wpisie Fakturownia czy wFirma do WooCommerce. Szerzej o samej usłudze piszemy w opiece nad sklepem WooCommerce.
Rozliczamy godziny planu, nie osobną wycenę
Porównaj planyIntegrację wykonujemy w godzinach zmian planu Firma za 599 zł netto miesięcznie, w którym jest opieka nad sklepem WooCommerce i 3 h zmian. Prosta konfiguracja z kilkoma próbami mieści się zwykle w jednym miesiącu, a rozbudowany obieg może potrzebować kolejnych godzin. Abonament ifirma i ewentualną licencję wtyczki płacisz osobno.
Pytania o integrację ifirma z WooCommerce
Jak połączyć ifirma z WooCommerce?
Łączysz je wtyczką do WooCommerce albo panelem wielokanałowym, używając kluczy API swojego konta w ifirma. Następnie ustalasz moment wystawiania faktury, powiązanie stawek VAT i dane nabywcy. My robimy to na kopii sklepu i włączamy w sklepie dopiero po udanych próbach.
Ile kosztuje integracja ifirma z WooCommerce?
Pracę rozliczamy z godzin zmian planu Firma za 599 zł netto miesięcznie, w którym jest sklep WooCommerce i 3 h zmian. Abonament ifirma i licencję wtyczki płacisz osobno dostawcom. Więcej godzin wyceniamy przed pracą.
Dlaczego faktury z WooCommerce nie trafiają do ifirma?
Najczęściej po aktualizacji WooCommerce, PHP albo wtyczki, albo gdy klucz API przestał działać. Czytamy dziennik błędów, odtwarzamy problem na kopii i poprawiamy. Jeśli wtyczka jest porzucona, proponujemy zamiennik z przeniesieniem ustawień.
Jak wystawić fakturę z NIP w WooCommerce i ifirma?
Koszyk musi zbierać NIP w polu, które połączenie przekazuje programowi jako dane nabywcy. Bez tego powstanie dokument na osobę prywatną. Dodajemy albo poprawiamy pole i sprawdzamy zamówienia gościa i klienta z kontem.
Czy muszę mieć abonament ifirma?
Tak, program jest usługą jego dostawcy i opłacasz go bezpośrednio. Nasz plan obejmuje wdrożenie i utrzymanie po stronie WooCommerce, a nie licencję programu.
Niech faktura powstaje sama i tylko raz
Sprawdź stronę albo załóż konto i wybierz plan. Opisz, które zamówienia nie dostają faktur albo dostają dwie, i z jakiej wtyczki korzystasz. Uzgodnimy zakres konfiguracji i prób przed uruchomieniem.