Integracja Fakturownia WooCommerce i automatyczne faktury z zamówień sklepu
Integracja Fakturownia WooCommerce sprawia, że po zamówieniu w sklepie faktura powstaje w Fakturowni bez przepisywania danych klienta i NIP. W planie Firma od 599 zł netto miesięcznie ustawiamy połączenie na kopii testowej, sprawdzamy VAT, kolejność numeracji i status zamówienia, a potem pilnujemy go po każdej aktualizacji. Abonament Fakturowni opłacasz osobno dostawcy programu.
Faktury wystawiają się dwa razy, klient firmowy dostał paragon zamiast faktury albo numeracja ma dziurę? Sprawdzamy, który element wystawia dokument, i porządkujemy obieg. Poprawki najpierw przechodzą test na kopii sklepu.
Najczęstsze kłopoty z fakturami ze sklepu
-
Dwie faktury do jednego zamówienia
Najczęstsza przyczyna to dwie wtyczki albo dwa mechanizmy reagujące na to samo zdarzenie, na przykład integracja Fakturowni i dodatek do faktur z innego narzędzia. Ustalamy, kto wystawia dokument, wyłączamy zbędny mechanizm i dopiero wtedy testujemy. Duplikatów już wystawionych nie kasujemy sami. Korekty ustalasz z księgową, bo dokument sprzedaży ma swój obieg.
-
Brak faktury dla klienta firmowego
Faktura na firmę wymaga NIP i nazwy w danych zamówienia. Jeśli koszyk nie zbiera NIP w poprawnym polu, program wystawi dokument na osobę prywatną. Sprawdzamy pole w koszyku, przekazanie go do Fakturowni oraz zachowanie przy zamówieniach gościa i klienta z kontem.
-
Zła stawka VAT albo zły kraj
Stawkę VAT mapujemy z klas podatkowych WooCommerce. Przy sprzedaży do innych krajów Unii i przy produktach ze stawką obniżoną porównujemy fakturę z zamówieniem. Pokazujemy, które klasy są powiązane, a które trafiają na domyślną stawkę. Kwestie rozliczeniowe konkretnej sprzedaży zostają po stronie Twojej księgowej.
-
Numeracja z dziurą i faktury w złym miesiącu
Gdy wystawianie zatrzymuje się na jeden dzień albo ponawia się po błędzie, powstaje luka lub dokument z niewłaściwą datą. Porównujemy dzienniki połączenia z listą dokumentów, żeby wiedzieć, co faktycznie powstało. Dopiero potem ustalamy, czy ponawiamy wystawianie, czy zostawiamy je ręcznie.
-
Status zamówienia nie wywołuje faktury
Wystawianie jest wyzwalane statusem, na przykład „w realizacji” albo „zrealizowane”. Po zmianie statusów, bramki płatności lub wtyczki do zamówień regułka potrafi przestać działać bez żadnego komunikatu. Sprawdzamy, który status uruchamia dokument, i testujemy całą ścieżkę od płatności do faktury.
Dane, które muszą się zgadzać po obu stronach
Fakturownię łączysz ze sklepem przez własny klucz API konta. Korzystamy z integracji dostępnej w programie albo z wtyczki, którą wybierzesz po porównaniu opcji. Poniższa tabela pokazuje, co ustalamy i co sprawdzamy w próbnym zamówieniu.
| Element | Co ustalamy | Co sprawdzamy w teście |
|---|---|---|
| Dane nabywcy | Co ustalamy pola imienia, firmy i NIP w koszyku | Co sprawdzamy w teście czy faktura na firmę ma poprawny NIP i adres |
| Stawki VAT | Co ustalamy powiązanie klas podatkowych z VAT w programie | Co sprawdzamy w teście czy kwoty netto, VAT i brutto zgadzają się z zamówieniem |
| Pozycje i wysyłka | Co ustalamy nazwy produktów, warianty, koszt dostawy | Co sprawdzamy w teście czy wysyłka i rabaty są osobnymi, poprawnymi pozycjami |
| Moment wystawienia | Co ustalamy status zamówienia albo płatność | Co sprawdzamy w teście czy dokument powstaje raz i w ustalonym momencie |
| Rodzaj dokumentu | Co ustalamy faktura, proforma, paragon | Co sprawdzamy w teście czy klient dostaje właściwy dokument |
| Wysyłka do klienta | Co ustalamy e-mail z programu albo ze sklepu | Co sprawdzamy w teście czy klient nie dostaje dwóch wiadomości |
Nie włączamy automatycznego wystawiania, dopóki próbne zamówienia nie przejdą wszystkich ścieżek, z płatnością przelewem, kartą i za pobraniem. Po dodaniu nowej metody płatności albo wariantu produktu powtarzamy test.
Od ustaleń z księgową do uruchomienia
-
1. Uzgodnienie obiegu dokumentów
Ustalamy, kiedy ma powstać faktura, jak traktujesz paragony i konsumentów oraz co się dzieje przy zwrocie. Zapisujemy, kto w firmie poprawia dokumenty. Na tej podstawie określamy zakres w godzinach zmian planu, zanim cokolwiek włączymy.
-
2. Kopia testowa
Pracę zaczynamy na kopii sklepu, a program łączymy z kontem testowym albo z ustawieniami, które nie wystawiają prawdziwych dokumentów. Dzięki temu próby nie zostawiają śladu w numeracji. Sprawdzamy też zgodność wtyczki z HPOS w używanej wersji WooCommerce, zamiast zakładać ją z nazwy.
-
3. Próbne zamówienia
Składamy zamówienia dla konsumenta, firmy z NIP, klienta z zagranicy, z kodem rabatowym i z wysyłką. Porównujemy dokument w programie z zamówieniem pozycja po pozycji. Poprawiamy mapowanie, aż wynik jest powtarzalny.
-
4. Uruchomienie w sklepie i obserwacja
Włączamy uzgodniony zakres w działającym sklepie i przez pierwsze dni porównujemy liczbę zamówień z liczbą dokumentów. Zapisujemy konfigurację, żeby kolejna zmiana nie zaczynała się od zgadywania.
Trzy drogi do tego samego efektu
Fakturownię z WooCommerce można połączyć na kilka sposobów. Wybór zależy od tego, ile kanałów sprzedaży masz i gdzie ktoś obsługuje zamówienia.
| Droga | Dla kogo | Na co uważać |
|---|---|---|
| Wbudowana integracja z programu | Dla kogo sklep sprzedający głównie przez WooCommerce | Na co uważać zakres funkcji zależy od planu konta w programie |
| Osobna wtyczka z katalogu wtyczek | Dla kogo sklep, który chce więcej ustawień po stronie WooCommerce | Na co uważać licencja wtyczki, zgodność z HPOS i z wersją PHP |
| Faktury przez Base | Dla kogo sklep sprzedający też na Allegro i w innych kanałach | Na co uważać trzeba ustalić, czy dokument powstaje w Base czy w sklepie |
Jeśli używasz wFirmy, zobacz integrację wFirma WooCommerce. Szczegółowo opisaliśmy ten wybór we wpisie Fakturownia czy wFirma do WooCommerce. Jeżeli zamówienia zbierasz w panelu wielokanałowym, zajrzyj do integracji BaseLinker WooCommerce. Przy magazynie w programie handlowym porównaj integrację Subiekt WooCommerce. Przy ifirma zajrzyj do strony integracja ifirma WooCommerce.
Połączenie sprawdzane po każdej aktualizacji
Faktury ze sklepu to dokumenty, które księgowa rozlicza co miesiąc, więc awaria połączenia kosztuje czas i nerwy. W ramach opieki WooCommerce sprawdzamy, czy liczba faktur zgadza się z liczbą zamówień, i reagujemy, gdy wystawianie się zatrzymuje. Przy aktualizacji WooCommerce test połączenia robimy na kopii, zanim zmiana trafi do sklepu.
Jeśli wystawiasz faktury firmom, sprawdź też obieg w ramach KSeF dla WooCommerce. Nie obiecujemy, że każda wtyczka obsłuży KSeF w dniu, w którym tego potrzebujesz. Ustalamy to dla konkretnego rozwiązania i wersji, a decyzję o zmianie programu przedstawiamy z uzasadnieniem.
Wdrożenie w planie opieki nad sklepem
Porównaj planyWdrożenie wykonujemy z godzin zmian w planie Firma za 599 zł netto miesięcznie. Plan obejmuje sklep WooCommerce i 3 h zmian. Większe projekty, na przykład kilka sklepów albo własne reguły numeracji, realizujemy w planie Biznes po uzgodnieniu zakresu. Utrzymanie połączenia po aktualizacjach jest częścią opieki, a nową konfigurację rozliczamy z godzin zmian.
Firma
Cena miesięczna netto
599 zł
Godziny zmian w miesiącu
3 h
Reakcja na awarię sklepu
4 godziny robocze
Biznes
Cena miesięczna netto
1 499 zł
Godziny zmian w miesiącu
8 h
Reakcja na awarię sklepu
1 godzina, od 7:00 do 22:00 codziennie
Enterprise
Cena miesięczna netto
2 990 zł
Godziny zmian w miesiącu
od 20 h
Reakcja na awarię sklepu
30 minut, 24/7, SLA w umowie
Abonament Fakturowni i ewentualną licencję wtyczki płacisz bezpośrednio dostawcom. Nie sprzedajemy licencji i nie jesteśmy partnerem programu. Konto w Fakturowni zakładasz na swoją firmę, więc dostęp do dokumentów zostaje u Ciebie także po zmianie opiekuna.
Pytania o integrację Fakturowni z WooCommerce
Jak połączyć Fakturownię z WooCommerce?
Fakturownię łączysz ze sklepem przez integrację dostępną w programie albo przez wtyczkę do WooCommerce, używając klucza API swojego konta. Potem ustalasz moment wystawiania faktury, powiązanie stawek VAT i dane nabywcy. Przed włączeniem automatu sprawdzamy całą ścieżkę na kopii testowej sklepu.
Ile kosztuje integracja Fakturowni z WooCommerce?
Naszą pracę rozliczamy z godzin zmian planu Firma za 599 zł netto miesięcznie, w którym jest sklep WooCommerce i 3 h zmian. Abonament Fakturowni oraz ewentualną licencję wtyczki płacisz osobno dostawcom. Większe wdrożenia wyceniamy w planie Biznes po sprawdzeniu sklepu i ustaleniu zakresu.
Dlaczego Fakturownia wystawia dwie faktury do jednego zamówienia?
Zwykle dokument tworzą dwa mechanizmy, na przykład wtyczka sklepu i integracja z panelu wielokanałowego, albo wystawianie ponowiono po błędzie. Ustalamy, kto wystawia fakturę, wyłączamy zbędny element i sprawdzamy dokumenty z zamówieniem. Duplikaty już wystawione korygujesz z księgową, bo dotyczą rozliczeń.
Jak wystawić fakturę na firmę z NIP w WooCommerce?
Koszyk musi zbierać NIP w polu, które połączenie przekazuje do Fakturowni jako dane nabywcy. Bez tego program wystawi dokument na osobę prywatną. Dodajemy lub poprawiamy pole, sprawdzamy zamówienia gościa i klienta z kontem, a potem porównujemy fakturę z danymi zamówienia.
Czy integracja Fakturowni działa z HPOS?
Zgodność sprawdzamy dla konkretnej wersji wtyczki i WooCommerce na kopii testowej, zanim włączymy ją w sklepie. Nie zakładamy jej z samej nazwy integracji. Próba obejmuje pobranie zamówienia, wystawienie dokumentu i zapis numeru faktury przy zamówieniu.
Czy faktura wystawi się po zmianie statusu zamówienia?
Tak, jeśli wystawianie jest powiązane ze statusem, który zamówienie faktycznie osiąga. Po zmianie bramki płatności lub wtyczki do statusów powiązanie potrafi przestać działać bez komunikatu. Dlatego po każdej aktualizacji porównujemy liczbę zamówień z liczbą faktur.
Czy muszę mieć abonament Fakturowni?
Tak, program jest usługą jego dostawcy, więc abonament opłacasz bezpośrednio jemu. Nasz plan obejmuje uzgodnione wdrożenie i utrzymanie po stronie WooCommerce, a nie licencję programu. Zakres potrzebnego planu konta sprawdzamy przed rozpoczęciem pracy.
Niech faktura powstaje sama i tylko raz
Sprawdź stronę albo załóż konto i wybierz plan. Opisz, które zamówienia nie dostają faktur albo dostają dwie, i z jakiej wtyczki korzystasz. Uzgodnimy zakres konfiguracji i prób przed uruchomieniem.