KSeF WooCommerce z wdrożeniem wtyczki i wysyłką faktur WooCommerce do KSeF
Sklep WooCommerce, który sprzedaje firmom, musi od 2026 roku wystawiać faktury w KSeF: najwięksi podatnicy od 1 lutego, wszyscy pozostali od 1 kwietnia 2026. Kary za fakturę poza systemem obowiązują od 1 stycznia 2027, więc rok 2026 to czas na spokojne wdrożenie, a nie na łatanie w grudniu. Dobieramy wtyczkę albo program do faktur pod Twój sklep i biuro rachunkowe, testujemy wysyłkę na kopii sklepu i w środowisku testowym KSeF, a potem pilnujemy integracji po każdej aktualizacji WooCommerce. Wdrożenie robimy w ramach stałej opieki nad sklepem od 599 zł netto miesięcznie.
Faktury z zamówień trafiają do KSeF bez przepisywania, a my sprawdzamy integrację po każdej zmianie w sklepie.
Czy sklep WooCommerce musi mieć KSeF
Musi, jeśli wystawia faktury innym firmom, czyli klientom, którzy w zamówieniu podają NIP. Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF i można je dalej wystawiać poza systemem, choć wolno je tam wysyłać dobrowolnie. W praktyce prawie każdy sklep dostaje zamówienia z NIP, więc integracja dotyczy także sklepów, które sprzedają głównie osobom prywatnym.
| Sytuacja sklepu | Co z KSeF |
|---|---|
| Sprzedaż firmom z fakturą na NIP | Co z KSeF faktura w KSeF obowiązkowo, od 1 kwietnia 2026 (najwięksi podatnicy od 1 lutego 2026) |
| Sprzedaż wyłącznie konsumentom | Co z KSeF faktura poza KSeF dozwolona, wysyłka do KSeF dobrowolna |
| Mała sprzedaż na faktury, do 10 000 zł brutto w miesiącu | Co z KSeF do 31 grudnia 2026 można wystawiać te faktury poza KSeF |
| Paragon z NIP do 450 zł | Co z KSeF do końca 2026 może być fakturą uproszczoną, od 2027 roku firma dostaje fakturę w KSeF |
| Faktury kosztowe od dostawców | Co z KSeF odbierasz je w KSeF od 1 lutego 2026, niezależnie od wielkości firmy |
Kary administracyjne za wystawienie faktury z pominięciem KSeF są zawieszone do 31 grudnia 2026. Szczegóły Twojej sytuacji podatkowej potwierdza księgowa, my odpowiadamy za to, żeby sklep technicznie robił to, co ustalicie.
Kiedy integracja WooCommerce z KSeF sprawia problemy
Większość sklepów nie ma kłopotu z samym podłączeniem. Kłopot zaczyna się przy pierwszej korekcie, pierwszym rabacie albo pierwszej aktualizacji. Te sytuacje widzimy najczęściej.
-
Faktura wygenerowała się w sklepie, ale nie ma jej w KSeF
Wtyczka pokazuje fakturę, księgowa jej nie widzi. Zwykle wysyłka padła na walidacji schematu FA(3), na wygasłym tokenie albo certyfikacie KSeF, albo wtyczka wysyła tylko po ręcznym kliknięciu, o którym nikt nie wiedział.
-
Odrzucona faktura przez błędne dane z zamówienia
Klient wpisał NIP z kreskami, w polu firmy jest imię i nazwisko, stawka VAT na wysyłkę różni się od stawki towaru albo rabat procentowy dał grosze różnicy w sumie. KSeF przyjmuje tylko dokument zgodny ze schematem, a sklep nie zawsze o tym informuje.
-
Korekty i zwroty robione ręcznie
Zwrot w WooCommerce nie tworzy faktury korygującej w KSeF, więc korekty powstają w programie księgowym albo wcale. Po kilku miesiącach rejestr VAT nie zgadza się z zamówieniami.
-
Integracja przestała działać po aktualizacji
Nowa wersja WooCommerce, PHP albo samej wtyczki zmienia sposób zapisu danych zamówień. Faktury dalej się generują, ale część pól jest pusta i dokumenty odbijają się od KSeF. Dlatego aktualizacja WooCommerce u nas kończy się fakturą próbną na kopii sklepu.
Trzy sposoby podłączenia WooCommerce do KSeF
Nie ma jednej wtyczki dla wszystkich. Wybór zależy od tego, gdzie dziś wystawiasz faktury i na czym pracuje Twoje biuro rachunkowe.
| Sposób | Przykłady | Kiedy pasuje | Na co uważać |
|---|---|---|---|
| Wtyczka fakturująca w WooCommerce z wysyłką do KSeF | Przykłady Flexible Invoices z dodatkiem KSeF, ByteWave Faktury, FakturFlow | Kiedy pasuje faktury wystawiasz dziś w panelu sklepu | Na co uważać czy wtyczka wysyła aktualny schemat FA(3), wysyła automatycznie i obsługuje korekty |
| Program do faktur online połączony ze sklepem | Przykłady Fakturownia, inFakt, iFirma, wFirma | Kiedy pasuje księgowa pracuje w programie online albo masz już tam konto | Na co uważać czy wysyłka do KSeF jest w Twoim pakiecie, w części programów jest tylko w wyższym planie |
| System sprzedaży wielokanałowej albo ERP | Przykłady Base.com, systemy ERP z modułem KSeF | Kiedy pasuje sprzedajesz też na Allegro i w innych kanałach | Na co uważać faktury z kilku kanałów w jednym miejscu, ale więcej konfiguracji przy starcie |
Licencję wtyczki albo abonament programu do faktur płacisz bezpośrednio producentowi. My nie doliczamy do niej marży i nie wiążemy Cię z żadnym dostawcą. Jeśli faktury powstają w Subiekcie GT albo nexo, droga do KSeF prowadzi przez program magazynowy, a sklep tylko przekazuje zamówienia, co opisujemy na stronie integracja Subiekt WooCommerce.
Jak wdrażamy KSeF w sklepie WooCommerce
-
1. Przegląd sklepu i rozmowa z księgową
Sprawdzamy, jak dziś powstają faktury, jakie są stawki VAT, rabaty, metody wysyłki i waluty, ile zamówień ma NIP i czy sklep wystawia paragony z NIP. Ustalamy z Tobą i księgową, który z trzech sposobów ma sens.
-
2. Konfiguracja na kopii sklepu i w środowisku testowym KSeF
Wtyczkę albo integrację instalujemy najpierw na kopii testowej sklepu, połączonej z testowym KSeF. Tam składamy zamówienia z NIP i bez, z rabatem, z darmową wysyłką i ze zwrotem, i sprawdzamy, czy każda faktura i korekta przechodzi walidację.
-
3. Przełączenie na produkcję i pierwsze faktury
Po testach przenosimy ustawienia na żywy sklep, wpisujesz własny token albo certyfikat KSeF i wystawiamy pierwsze faktury razem z Tobą. Ty zostajesz właścicielem dostępu do KSeF, my nie przechowujemy go poza konfiguracją wtyczki.
-
4. Kontrola po każdej aktualizacji
Każda aktualizacja WooCommerce, PHP i wtyczki fakturującej przechodzi przez kopię testową z zamówieniem próbnym. Raz w tygodniu porównujemy liczbę zamówień z NIP z liczbą faktur przyjętych przez KSeF, a o rozjeździe dowiadujesz się od nas, nie od księgowej.
Ile kosztuje wdrożenie KSeF w WooCommerce
Porównaj planyNie sprzedajemy jednorazowej instalacji wtyczki KSeF. Integracja faktur jest częścią sklepu, która psuje się przy aktualizacjach, więc wdrażamy ją w ramach stałej opieki nad sklepem i pilnujemy co tydzień. Konfiguracja mieści się w godzinach zmian planu, bez opłaty startowej. Opiekę wypowiadasz w panelu klienta.
Firma
Cena miesięczna netto
599 zł
Godziny zmian
3 h w miesiącu
Dla kogo
jeden sklep WooCommerce z typowymi fakturami na NIP
Biznes
Cena miesięczna netto
1 499 zł
Godziny zmian
8 h w miesiącu
Dla kogo
sklep z korektami, kilkoma stawkami VAT albo sprzedażą na kilku kanałach
Enterprise
Cena miesięczna netto
2 990 zł
Godziny zmian
20 h w miesiącu
Dla kogo
kilka sklepów, integracja z ERP, SLA w umowie
Do tego licencja wtyczki albo programu do faktur według cennika producenta. Płatności, aktualizacje, kopie i bezpieczeństwo całego sklepu są w tym samym abonamencie, opisanym na stronie opieka WooCommerce.
Samodzielna wtyczka KSeF czy wdrożenie w opiece
Wtyczkę z katalogu WordPressa zainstalujesz sam w kwadrans i dla sklepu z kilkoma fakturami miesięcznie to może wystarczyć. Różnica wychodzi przy korektach, aktualizacjach i dniu, w którym KSeF odrzuci dokument.
| Samodzielna instalacja | Wdrożenie w opiece AdministracjaStron | |
|---|---|---|
| Test w środowisku testowym KSeF | Samodzielna instalacja jeśli wiesz, że istnieje | Wdrożenie w opiece AdministracjaStron przed uruchomieniem, na kopii sklepu |
| Zamówienia z rabatem, darmową wysyłką i zwrotem | Samodzielna instalacja sprawdzane na żywych klientach | Wdrożenie w opiece AdministracjaStron sprawdzone na zamówieniach próbnych |
| Aktualizacje WooCommerce i wtyczki | Samodzielna instalacja od razu na żywym sklepie | Wdrożenie w opiece AdministracjaStron najpierw na kopii, z fakturą próbną |
| Odrzucone faktury | Samodzielna instalacja widać je, gdy księgowa zapyta | Wdrożenie w opiece AdministracjaStron co tydzień porównanie zamówień z NIP i faktur w KSeF |
| Dane klientów i umowa powierzenia | Samodzielna instalacja brak | Wdrożenie w opiece AdministracjaStron w każdym planie |
Faktury zawierają dane Twoich klientów, dlatego w każdym planie podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych.
Dla kogo jest wdrożenie KSeF w WooCommerce
Dla sklepów, które wystawiają faktury w panelu WooCommerce i do kwietnia 2026 korzystały z wtyczki bez wysyłki do KSeF. Dla sklepów, które korzystają z ulgi do 10 000 zł miesięcznie i chcą przejść na KSeF przed końcem 2026 roku, a nie w ostatnim tygodniu grudnia. I dla sklepów, w których integracja już działa, ale po aktualizacji faktury zaczęły się odbijać, wtedy zacznij od pogotowia WordPress. Jeśli w tym samym czasie konfigurujesz bramkę płatności, zajrzyj na stronę Przelewy24 WooCommerce, bo test faktury i test płatności robimy na tym samym zamówieniu próbnym.
Pytania o KSeF w WooCommerce
Czy sklep internetowy musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak, jeśli wystawia faktury firmom. Od 1 kwietnia 2026 obowiązek obejmuje wszystkich podatników VAT, a największych od 1 lutego 2026. Faktury dla konsumentów mogą zostać poza KSeF. Do 31 grudnia 2026 sklep, którego miesięczna sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto, może wystawiać je poza systemem.
Jak podłączyć WooCommerce do KSeF?
Przez wtyczkę fakturującą z wysyłką do KSeF, przez program do faktur online połączony ze sklepem albo przez system sprzedaży wielokanałowej. W każdym przypadku generujesz token albo certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF, wpisujesz go w integracji i testujesz wysyłkę w środowisku testowym, zanim przełączysz sklep na produkcję.
Czy faktura dla klienta indywidualnego musi być w KSeF?
Nie. Faktura dla osoby prywatnej bez działalności może być wystawiona poza KSeF i wysłana mailem jak dotąd. Możesz ją wysłać do KSeF dobrowolnie, ale klient i tak nie ma do niej dostępu w systemie, więc dalej dostaje plik PDF ze sklepu.
Od kiedy są kary za brak faktury w KSeF?
Od 1 stycznia 2027. Kary administracyjne za wystawienie faktury z pominięciem KSeF zostały zawieszone na cały 2026 rok. Obowiązek wystawiania już jednak działa, a faktura poza KSeF wystawiona firmie po terminie nie jest prawidłową fakturą dla nabywcy.
Jaki schemat faktury obsługuje KSeF?
Od 1 lutego 2026 KSeF przyjmuje faktury w schemacie FA(3). Wtyczka albo program, które wysyłały starszy schemat FA(2), wymagają aktualizacji. Przed wyborem sprawdź w opisie i dzienniku zmian wtyczki, czy obsługuje FA(3) i korekty.
Ile trwa wdrożenie KSeF w sklepie WooCommerce?
Konfiguracja i testy na kopii sklepu zajmują zwykle od kilku godzin do dwóch dni roboczych, zależnie od liczby stawek VAT, korekt i kanałów sprzedaży. Najdłużej trwa zwykle ustalenie z księgową, gdzie mają powstawać faktury, i wygenerowanie dostępu do KSeF przez właściciela firmy.
Niech każda faktura ze sklepu trafia do KSeF bez ręcznej pracy
Sprawdź, co widać publicznie na Twoim sklepie, albo załóż konto, wybierz plan i przekaż dostęp. Wdrożenie KSeF zaczynamy od przeglądu sklepu i rozmowy z księgową. Jeśli klienci po zakupie nie dostają maili z fakturą, zajrzyj też na stronę WordPress nie wysyła maili.