Integracja Optima WooCommerce i Comarch Optima z WooCommerce bez przepisywania zamówień
Integracja Optima WooCommerce to połączenie sklepu z Comarch ERP Optima przez zewnętrzny łącznik lub platformę pośrednią, które przenosi zamówienia do programu i pozwala synchronizować dane sprzedaży. Zamówienia same trafiają do Optimy, a faktury i stany obsługujesz bez przepisywania danych między ekranami. Przy wdrożeniu ustalamy, kiedy powstaje dokument sprzedaży, skąd sklep pobiera dostępność i kto zatwierdza zamówienie. Wdrożenie w stałej opiece nad sklepem od 599 zł netto miesięcznie.
Kiedy osoba obsługująca sprzedaż musi porównywać zamówienie w sklepie z dokumentem w Optimie, każda poprawka danych oznacza powrót do tej samej pracy.
Wspólne dane sklepu i programu handlowego
Zaczynamy od ustalenia, gdzie pracownik zmienia dane i gdzie mają być widoczne. Nie każdy zakres obsłuży dowolny łącznik, dlatego poniższa tabela jest listą do uzgodnienia i przetestowania. Kierunki zatwierdzamy przed uruchomieniem, żeby zmiana w sklepie nie nadpisywała danych prowadzonych w Optimie.
| Dane | Kierunek | Co sprawdzamy w teście |
|---|---|---|
| Zamówienia i dane klienta z NIP | Kierunek WooCommerce do Optimy | Co sprawdzamy w teście zgodność pozycji zamówienia, danych nabywcy oraz metod płatności i dostawy |
| Rezerwacje i dokumenty sprzedaży | Kierunek zamówienie ze sklepu do dokumentu w Optimie | Co sprawdzamy w teście czy powstaje uzgodniona rezerwacja odbiorcy, faktura albo paragon |
| Stany magazynowe | Kierunek Optima do WooCommerce | Co sprawdzamy w teście czy sklep pokazuje dostępność przypisanego towaru z uzgodnionego magazynu |
| Ceny | Kierunek z uzgodnionego systemu do drugiego | Co sprawdzamy w teście czy zmiana ceny trafia do właściwego produktu i nie wraca jako nadpisanie |
| SKU, kody towarów, EAN i kategorie | Kierunek kartoteka źródłowa do systemu docelowego | Co sprawdzamy w teście zgodność identyfikatorów oraz przypisania kategorii w zakresie obsługiwanym przez łącznik |
| Statusy zamówień i numery przesyłek | Kierunek system obsługujący realizację do sklepu | Co sprawdzamy w teście czy status i numer przesyłki dotyczą właściwego zamówienia |
Przy szukaniu błędów sprawdzamy przede wszystkim niezgodne kody towarów, brak przypisania płatności i synchronizację cen ustawioną w sprzecznych kierunkach. Podobna nazwa produktu nie wystarcza do bezpiecznego powiązania kartotek. Nową metodę dostawy trzeba uwzględnić w ustawieniach, zanim pojawi się w zamówieniu przekazywanym do Optimy.
Zamówienie jako rezerwacja odbiorcy czy od razu faktura w Optimie
Opieka WooCommerceZamówienie może trafić do Optimy jako rezerwacja odbiorcy, czyli RO, albo od razu jako faktura lub paragon. RO warto rozważyć, gdy pracownik przed wystawieniem dokumentu sprawdza zamówienie. Dokument tworzony od razu wymaga uzgodnienia momentu jego wystawienia. Decyzję podejmujemy z osobą odpowiedzialną za sprzedaż i księgowość, zanim skonfigurujemy przepływ.
Optima obejmuje moduły Handel, Handel Plus i Księgowość. Handel obsługuje faktury oraz magazyn. Sprawdzamy, z których modułów korzystasz i jakie operacje ma wykonywać połączenie ze sklepem, zamiast zakładać, że samo posiadanie Optimy określa cały zakres integracji.
Optima lokalnie czy w chmurze
Comarch ERP Optima pracuje na bazie danych w firmie, lokalnie albo na serwerze, a dostępna jest również Optima w chmurze Comarch. Miejsce działania programu uwzględniamy przy wyborze łącznika. Przed wyborem potwierdzamy u dostawcy zgodność z Twoim środowiskiem i warunki wymiany danych. Sama informacja, że sklep działa na WooCommerce, nie wystarcza do dobrania rozwiązania.
Łącznik bezpośredni czy platforma pośrednia
Comarch oferuje własny e-Sklep i e-Sale współpracujące z Optimą. WooCommerce wymaga rozwiązania zewnętrznego dostawcy. Łącznik bezpośredni rozpatrujemy przy połączeniu sklepu z programem, a platformę pośrednią także wtedy, gdy proces obejmuje marketplace i kuriera. Porównujemy potrzebny zakres oraz koszty. Licencję opłacasz dostawcy, my niczego nie odsprzedajemy.
Jak wygląda wdrożenie integracji Optimy z WooCommerce
-
1. Uzgodnienie obiegu zamówienia
Z osobą obsługującą sprzedaż przechodzimy drogę od koszyka do dokumentu. Ustalamy, czy potrzebna jest RO, kiedy wystawiać fakturę i który system prowadzi stany oraz ceny. Zapisujemy również zasady dla płatności i dostaw. Dzięki temu konfiguracja odzwierciedla codzienną pracę, a pracownik wie, które czynności przejmie integracja.
-
2. Sprawdzenie środowiska i kartotek
Potwierdzamy sposób uruchomienia Optimy, używane moduły i zgodność wybranego łącznika. Na kopii sklepu porównujemy SKU, kody towarów i EAN z kartoteką programu. Wyjaśniamy braki oraz powtórzenia identyfikatorów przed przesyłaniem danych. Oddzielnie uzgadniamy kategorie, ponieważ ich układ w sklepie powinien odpowiadać temu, jak klient szuka produktów.
-
3. Ustawienie przepływów na kopii
Konfigurujemy kierunki wymiany, przypisanie metod płatności i dostawy oraz powiązanie statusów. Sprawdzamy, z którego miejsca ma pochodzić numer przesyłki. Każdy przepływ porównujemy z uzgodnionym obiegiem dokumentów. Jeśli wybrany łącznik nie obsługuje potrzebnego pola, wyjaśniamy ograniczenie przed uruchomieniem i ustalamy sposób dalszej obsługi.
-
4. Porównanie zamówień z dokumentami
Próby obejmują zakup konsumencki oraz zamówienie firmowe z NIP, a także używane płatności i dostawy. Sprawdzamy dane nabywcy, towary, ceny i dokument powstały w Optimie. Następnie porównujemy stany widoczne w sklepie. Weryfikujemy też ponowne przetworzenie tego samego zamówienia, żeby wykryć ryzyko utworzenia kolejnego dokumentu.
-
5. Uruchomienie uzgodnionego zakresu
Po poprawnych próbach uruchamiamy integrację w sklepie i sprawdzamy rzeczywiste zamówienia z osobą odpowiedzialną za dokumenty. Przekazujemy ustalenia dotyczące kierunków synchronizacji oraz czynności wykonywanych przez pracownika. Jeżeli potrzebne są dalsze zmiany, ustalamy ich zakres w godzinach planu. Działanie połączenia sprawdzamy także przy późniejszych aktualizacjach sklepu.
Gdy zamówienie nie dociera do Optimy
Jeśli integracja przestała działać, najpierw porównujemy zamówienie w WooCommerce z tym, co dotarło do Optimy. Sprawdzamy etap zatrzymania wymiany, komunikat łącznika i ostatnie zmiany. Przed ponowieniem przesyłania ustalamy, czy dokument już powstał. Pozwala to uniknąć poprawiania awarii przez wysłanie tego samego zamówienia bez sprawdzenia skutków.
Każda aktualizacja najpierw przechodzi na kopii testowej. Opisana na stronie aktualizacja WooCommerce praca obejmuje sprawdzenie skutków zmian przed zastosowaniem ich w sklepie. Przy niedziałającym połączeniu zaczynamy od naprawy sklepu WooCommerce. Czas reakcji na awarię sklepu wynika z planu i nie jest obietnicą czasu usunięcia każdej usterki dostawcy łącznika.
Sprawdzamy też, skąd faktura trafia do KSeF. Faktura z Optimy i faktura z wtyczki sklepu nie mogą zostać tam wysłane podwójnie. Obieg dokumentu uzgadniamy razem z integracją, a temat opisujemy na stronie KSeF WooCommerce.
Koszt wdrożenia i dalszego utrzymania
Porównaj planyWdrożenie integracji rozliczamy z godzin zmian w wybranym planie. Utrzymanie po aktualizacjach jest w cenie planu. Osobno opłacasz dostawcy licencję łącznika albo platformę pośrednią, która zwykle kosztuje kilkaset złotych miesięcznie. Przed wyborem sprawdzamy zakres prac i dostępne godziny, żeby koszt połączenia nie kończył się na cenie samej licencji.
Firma
Cena miesięczna netto
599 zł
Godziny zmian w miesiącu
3 h
Reakcja na awarię sklepu
4 godziny robocze
Biznes
Cena miesięczna netto
1 499 zł
Godziny zmian w miesiącu
8 h
Reakcja na awarię sklepu
1 godzina, od 7:00 do 22:00 codziennie
Enterprise
Cena miesięczna netto
2 990 zł
Godziny zmian w miesiącu
od 20 h
Reakcja na awarię sklepu
30 minut, 24/7, SLA w umowie
Nowe wymagania dotyczące przepływu danych omawiamy jako zmiany w planie. Nie zakładamy, że każde wdrożenie zmieści się w dowolnym pakiecie godzin. Najpierw sprawdzamy kartoteki, obieg dokumentów i możliwości łącznika.
Wybór sposobu utrzymania integracji
| Obszar | Jednorazowe zlecenie u freelancera | Opieka AdministracjaStron |
|---|---|---|
| Wdrożenie | Jednorazowe zlecenie u freelancera zakres i rozliczenie ustalane z wykonawcą | Opieka AdministracjaStron praca z godzin zmian wybranego planu |
| Testy połączenia | Jednorazowe zlecenie u freelancera warto wpisać je do zakresu zlecenia | Opieka AdministracjaStron sprawdzenie przepływów na kopii testowej |
| Aktualizacje sklepu | Jednorazowe zlecenie u freelancera dalsze wsparcie zależy od umowy | Opieka AdministracjaStron każda aktualizacja najpierw na kopii i utrzymanie po aktualizacjach w cenie |
| Zmiana płatności lub dostawy | Jednorazowe zlecenie u freelancera sposób rozliczenia zależy od ustaleń | Opieka AdministracjaStron konfiguracja w godzinach zmian planu |
| Reakcja na awarię sklepu | Jednorazowe zlecenie u freelancera według dostępności i warunków wykonawcy | Opieka AdministracjaStron zgodnie z czasem reakcji wybranego planu |
Freelancer wystarczy, gdy potrzebujesz określonego wdrożenia, a dalsze testy i obsługę zmian zapewnia już ktoś w firmie. Może też zaoferować osobną umowę utrzymania. Opieka ma sens, gdy chcesz powierzyć tej samej ekipie sklep oraz działanie jego połączenia z Optimą po aktualizacjach.
Dla firm prowadzących sprzedaż w Optimie
To rozwiązanie dla sklepu, w którym zamówienie internetowe staje się podstawą pracy w Optimie, a pracownik nadal przepisuje dane klienta i produktów. Pomaga również uporządkować odpowiedzialność za ceny, stany i dokumenty, gdy sklep oraz księgowość pracują osobno.
Przy istniejącym połączeniu zaczynamy od poznania jego ustawień. Jeśli brakuje dokumentacji i osoby odpowiedzialnej za sklep, pomocne będzie przejęcie strony WordPress. Dla firm pracujących na Subiekcie właściwym punktem wyjścia jest integracja Subiekt WooCommerce.
Pytania o integrację Optimy z WooCommerce
Jak połączyć Comarch Optima z WooCommerce?
Comarch Optima łączy się z WooCommerce przez łącznik zewnętrznego dostawcy albo platformę pośrednią. Zaczynamy od sprawdzenia środowiska Optimy i obiegu dokumentów. Potem uzgadniamy identyfikatory towarów, kierunki wymiany oraz przypisanie płatności i dostaw. Przed uruchomieniem porównujemy próbne zamówienia z dokumentami w programie na kopii sklepu.
Czy Comarch Optima współpracuje z WooCommerce?
Tak, Comarch Optima może współpracować z WooCommerce za pośrednictwem rozwiązania zewnętrznego dostawcy. Comarch ma własny e-Sklep i e-Sale, ale sklep WooCommerce potrzebuje osobnego połączenia. Dostępny zakres danych sprawdzamy dla wybranego łącznika. Uzgadniamy, czy obejmie zamówienia, dokumenty, stany, ceny oraz statusy potrzebne w Twoim procesie sprzedaży.
Ile kosztuje integracja Optimy z WooCommerce?
U nas wdrożenie integracji odbywa się z godzin zmian w planie opieki od 599 zł netto miesięcznie. Licencję łącznika opłacasz osobno jego dostawcy. Platformy pośrednie zwykle kosztują kilkaset złotych miesięcznie. Zakres wdrożenia ustalamy przed pracą, a utrzymanie integracji po aktualizacjach jest już w cenie planu.
Czy stany magazynowe z Optimy będą widoczne w sklepie?
Tak, stany z Optimy mogą być widoczne w WooCommerce, jeśli wybrany łącznik obsługuje ich synchronizację. Trzeba powiązać towary kodami SKU lub EAN i ustalić źródło dostępności. Na kopii testowej sprawdzamy zmianę stanu oraz jej odzwierciedlenie w sklepie. Sposób i częstotliwość wymiany potwierdzamy dla konkretnego rozwiązania.
Czy integracja działa z Optimą w chmurze?
Tak, integracja może działać z Optimą w chmurze Comarch, jeśli wybrane rozwiązanie obsługuje to środowisko. Przed doborem łącznika potwierdzamy warunki połączenia u jego dostawcy. Następnie sprawdzamy potrzebne dane i dokumenty w testach. Samo określenie Optima w chmurze nie oznacza, że każdy łącznik zapewni identyczny zakres.
Czy możecie przejąć integrację ustawioną przez kogoś innego?
Tak, możemy przejąć istniejącą integrację po sprawdzeniu jej konfiguracji i warunków działania. Ustalamy dostawcę łącznika, sposób licencjonowania, kierunki danych i obieg dokumentów. Porównujemy zamówienia ze sklepu z zapisami w Optimie. Potrzebne poprawki uzgadniamy w godzinach zmian planu, a dalsze utrzymanie łączymy z opieką nad sklepem.
Uporządkuj drogę zamówienia ze sklepu do Optimy
Sprawdź stronę albo załóż konto i wybierz plan opieki. Przy ustalaniu wdrożenia opisz, gdzie działa Optima, jak wystawiasz dokumenty i czy masz już łącznik. Na tej podstawie określimy zakres prac oraz prób, zanim zamówienia zaczną przechodzić do programu.