Umowa o opiekę nad stroną internetową i 12 zapisów przed podpisaniem

12 zapisów w umowie o opiekę nad stroną, które trzeba sprawdzić

1. Zakres prac z częstotliwością

„Aktualizacje i bezpieczeństwo” nic nie znaczy. Dobra umowa mówi, co i jak często: aktualizacje rdzenia, motywów i wtyczek co tydzień, najpierw na kopii testowej, kopia codziennie, monitoring co kilka minut. Zakres zwykle stoi w cenniku albo załączniku, więc sprawdź, czy cennik jest częścią umowy.

2. Czas reakcji w godzinach, z dniami i porą

„Reagujemy niezwłocznie” to brak zobowiązania. Szukaj liczby i okna: 4 godziny robocze od poniedziałku do piątku, godzina od 7:00 do 22:00 codziennie albo 30 minut przez całą dobę. Sprawdź też, od kiedy liczy się czas: od zgłoszenia czy od potwierdzenia przez wykonawcę.

3. Definicja awarii

Czas reakcji działa tylko dla tego, co umowa nazywa awarią. Dobra definicja obejmuje nie tylko stronę, która nie odpowiada, ale też niedziałający formularz, koszyk albo płatności oraz infekcję złośliwym kodem.

4. Kopie zapasowe poza serwerem i test odtworzenia

Kopia na tym samym hostingu ginie razem z nim. Umowa powinna mówić, gdzie leżą kopie, ile dni są przechowywane i czy ktoś sprawdza, że da się je odtworzyć. Kopia, której nikt nie odtwarzał, jest tylko założeniem.

5. Limit godzin zmian i co się dzieje z resztą

Sprawdź, ile godzin drobnych zmian jest w cenie, czy niewykorzystane przechodzą na kolejny miesiąc i ile kosztuje godzina ponad limit. Najdroższe umowy to te z niską ceną abonamentu i wysoką stawką za każdą dodatkową godzinę.

6. Czy naprawa awarii zjada godziny zmian

Jeśli naprawa po aktualizacji albo usunięcie wirusa zużywa pulę godzin, w miesiącu z awarią nie zrobisz już żadnej zmiany. Lepszy zapis: naprawa awarii i usuwanie infekcji nie zużywają limitu.

7. Okres umowy i wypowiedzenie

Część firm podpisuje umowy na 12 miesięcy z automatycznym przedłużeniem. Sprawdź okres, termin wypowiedzenia i to, czy wcześniejsze wyjście kosztuje karę. Umowa na czas nieokreślony z wypowiedzeniem na koniec opłaconego okresu daje najwięcej swobody.

8. Dostępy i własność

Dostępy do serwera, domeny i panelu WordPress mają być na Ciebie, a wykonawca dostaje własne konta. Domena zarejestrowana na wykonawcę to najczęstszy powód, dla którego firmy nie mogą zmienić opiekuna.

9. Co dostajesz po rezygnacji

Dobra umowa zapisuje, że po zakończeniu wykonawca przekazuje ostatnią pełną kopię strony, usuwa własne konta i nie blokuje przeniesienia. Bez tego zapisu wyjście może kosztować drugi abonament.

10. Licencje płatnych wtyczek i motywów

Kto płaci za licencje i na kogo są wystawione? Licencja na koncie wykonawcy znika razem z nim, a z nią aktualizacje bezpieczeństwa. Licencje powinny być na Ciebie, nawet jeśli wykonawca je zamawia.

11. Umowa powierzenia przetwarzania danych

Formularz, sklep i konta klientów to dane osobowe, a opiekun ma do nich dostęp. RODO wymaga umowy powierzenia z każdym, kto przetwarza dane w Twoim imieniu. Brak takiej umowy to ryzyko po Twojej stronie, nie wykonawcy.

12. Odpowiedzialność wykonawcy

Większość umów ogranicza odpowiedzialność do kilku miesięcy abonamentu i wyłącza utracone korzyści. To standard. Sprawdź tylko, czy ograniczenie nie obejmuje szkód wyrządzonych umyślnie i czy wykonawca odpowiada za własne błędy przy aktualizacjach.

Przykłady dobrych i złych zapisów w umowie o opiekę

Jak te 12 punktów zapisaliśmy w naszym regulaminie

Nie wysyłamy umowy do negocjacji, bo wszystkie zasady są publiczne w regulaminie i cenniku, a umowa zawiera się z chwilą opłacenia planu. Możesz je przeczytać przed zakupem, zamiast prosić o wzór.

• Czas reakcji w każdym planie zapisany w cenniku: od 1 dnia roboczego w planie Start za 299 zł netto miesięcznie, przez 4 godziny robocze w planie Firma za 599 zł, do 30 minut przez całą dobę w planie Enterprise z umową SLA.
• Awaria to także niedziałający formularz, płatności i infekcja.
• Kopie codziennie poza serwerem strony, przechowywane od 30 do 365 dni zależnie od planu, z miesięcznym testem odtworzenia.
• Od planu Firma naprawa awarii i usuwanie infekcji nie zużywają godzin zmian.
• Umowa na czas nieokreślony. Wypowiadasz ją w panelu w każdej chwili, skutecznie z końcem opłaconego okresu, bez kar.
• Po rezygnacji przekazujemy ostatnią pełną kopię strony i usuwamy nasze konta.
• Dostępy przekazujesz przez szyfrowany formularz w panelu, nigdy mailem.
• Licencje płatnych wtyczek opłacasz Ty i zostają na Twoim koncie.
• Umowa powierzenia przetwarzania danych zawiera się razem z umową o opiekę.

Jeśli płacisz za kilka licencji wtyczek i motywów rocznie, warto prowadzić ich rejestr licencji z kalendarzem odnowień, żeby żadna nie wygasła razem z aktualizacjami bezpieczeństwa.

Trzy pytania do wykonawcy przed podpisaniem umowy

Poproś o odpowiedź na piśmie, nie przez telefon. Po pierwsze, co się stanie, jeśli strona padnie w sobotę wieczorem, i ile to będzie kosztować. Po drugie, kiedy ostatnio odtwarzali kopię strony klienta i ile to trwało. Po trzecie, co dokładnie dostanę, jeśli wypowiem umowę po trzech miesiącach. Konkretne odpowiedzi z liczbami mówią o wykonawcy więcej niż sam cennik. Jeśli porównujesz freelancera z firmą, rachunek kosztu w rok znajdziesz we wpisie freelancer WordPress czy firma, a pełny zakres stałej opieki na stronie opieka nad stroną internetową.